O processo de transição da rotina de uma empresa para o trabalho remoto a partir de home offices precisa ser muito bem planejado para que transcorra sem perturbar a rotina dos negócios. Veja alguma dicas neste artigo
O processo de transição da rotina de uma empresa para o trabalho remoto a partir de home offices precisa ser muito bem planejado para que transcorra sem perturbar a rotina dos negócios. Veja alguma dicas neste artigo

A transição para um modelo de trabalho remoto – como uma empresa pode evitar percalços

O anúncio de que uma empresa vai passar a manter equipes remotas não raro divide a equipe local entre estranhamento e euforia. Ambas as reações costumam ser fruto de uma percepção equivocada do trabalho à distância.

Aqueles menos simpáticos à ideia costumam ser influenciados pelo temor de que se trate de uma medida de corte de custos que tenda a afetar negativamente a todos ou que alguém no time goze de favorecimento por parte da gerência.

Os eufóricos muitas vezes são aqueles que veem o teletrabalho como uma opção que inclui maior flexibilidade de tempo, o que não é necessariamente verdade.

Ambos muito provavelmente estarão equivocados pois, apesar da possibilidade de que todas as impressões citadas sejam reais, a adoção do trabalho à distância, via home office ou não, pode ter uma infinidade de motivações e muitas delas dizem respeito tão somente a aumento da produtividade.

É importante que, ao introduzir a possibilidade em uma empresa, que as motivações e exigências sejam claras e que a nova estrutura de trabalho seja sólida.

A transição para o trabalho em home office não pode ser improvisada

Muitas empresas trabalham, ainda que eventualmente, com equipes remotas apesar de não chamar o modelo desta maneira. Mesmo aqueles que permitem aos empregados atuar desde seu home office muitas vezes não veem isso como um modelo distinto de trabalho mas como uma situação de improviso ou mesmo uma inconveniência.

No entanto, implementar um sistema que permita o trabalho à distância e pensado para ele, seja permanente ou eventual/temporário, pode fazer com que a empresa gaste menos e ganhe em produtividade.

É preciso antes de mais nada livrar-se da ideia de que, no trabalho à distância, o trabalhador remoto deve improvisar ou exclusivamente tentar emular aquilo realizado no escritório. É importante apresentar a eles uma estrutura que aproxime membros da equipe entre si e com a gerência, a fim de possibilitar uma transição fluida.

Planejamento é fundamental

Uma estrutura de trabalho virtual já deve estar implementada quando da adoção do modelo. É importante que a transição seja suave e que os membros da equipe, remotos ou não, encontrem uma estrutura que permita a todos compartilhar o necessário como se estivessem no mesmo ambiente.

Isso não custará muito esforço ou grandes gastos por parte do empregador e pode evitar vários inconvenientes. Não sendo feita essa programação prévia, o gerente da equipe vai precisar lidar com as múltiplas soluções improvisadas pelos membros da equipe e isso pode acarretar uma situação complexa na qual muitas vezes o trabalho vai ser múltiplo.

Um exemplo muito comum é a situação em que a equipe compartilha material em um servidor local. Um membro remoto da equipe, ao qual não é dado acesso, precisa recorrer a seus colegas via e-mail para ter esse material ou precisa solicitar que tudo seja hospedado paralelamente em um servidor à parte. Um passo a mais que vai custar tempo e energia.

Cabe entender que o exposto neste texto diz respeito não somente à criação de uma equipe inteiramente ou permanentemente remota. O teletrabalho pode ser empregado por diversos motivos e em diferentes circunstâncias. Dois dos motivos mais comuns são:

  • Conveniências para trabalhador e empresa – o trabalhador ganha tempo para si e pode estar mais próximo aos elementos de sua vida privada. Isso vale especialmente para aqueles que têm filhos que precisam de supervisão, estudam ou vivem longe do escritório ou têm necessidades especiais, por exemplo. Da parte da empresa, fora as vantagens de ter um empregado satisfeito pelas vantagens citadas, há a questão de economizar em gastos operacionais que podem vir a, ao menos em parte, permitir ganhos maiores ao trabalhador.
  • Necessidades operacionais ou situações especiais – estes casos muitas vezes representam situações temporárias ou excepcionais. Um colaborador pode necessitar ser alocado junto a um cliente, em uma área de operações ou recorrer ao teletrabalho por uma questão de saúde, por exemplo. Mesmo que a situação seja temporária e eventual, é importante ter uma estrutura para trabalho à distância prontamente acessível.

A equipe precisa entender o novo modelo de trabalho

Frequentemente membros remotos da equipe vão entender que o modelo pressupõe uma maior flexibilidade com relação a horários e disponibilidade. Não sendo esse o caso, cabe fazer compreender que a conveniência existe mas não por se tratar de uma forma de trabalho mais relaxada naquilo que diz respeito à urgência das demandas da empresa.

É importante deixar claro que durante dada parte do dia o colaborador precisa estar tão acessível e disponível quanto se estivesse a metros de distância dos demais colegas. A vantagem naquilo que diz respeito ao tempo que os membros remotos da equipe ganham para si está principalmente na facilidade de acesso a elementos do próprio trabalho – como aqueles que trabalham remotamente para estar mais próximos a clientes – ou a prontidão com que podem voltar a atenção para a vida pessoal – caso daqueles que trabalham de casa.

Entendendo o novo cenário

Nesse segundo caso uma das maiores vantagens é o tempo ganho que seria dispendido em deslocamento. É bem sabido que, em uma grande metrópole, o caminho da residência ao trabalho e de retorno pode chegar facilmente próximo à metade do tempo de expediente.

Como grande parte dos trabalhadores remotos atua desde sua residência ou próximo a ela, é importante que o administrador da equipe nunca lide com a pessoa como se, por isso, ela estivesse sempre disponível.

Ao necessitar de algo fora do horário acordado é preciso aceitar fazê-lo apenas em um caso de urgência e sempre se perguntando se o mesmo seria feito caso a pessoa em questão já houvesse terminado seu horário de expediente e saído do escritório.

Os gerentes de equipe precisam seguir isso rigorosamente. Uma forma de fazê-los entender é expor os potenciais encargos adicionais que podem ser acarretados ao acionar um funcionário fora de seu expediente. Caso o assunto possa esperar, espere como faria com qualquer membro da equipe.

É preciso considerar que, especialmente para o gerente da equipe, o teletrabalho pode significar um esforço a mais em alguns aspectos. É preciso voltar a atenção para diversos lugares ao mesmo tempo e abrir mão de conveniências como dar um recado ao lado da máquina de café, deixar uma nota em uma folha de papel na mesa do colega, correr até o elevador para pedir alguma coisa a alguém que já ia embora.

A tecnologia como aliada

Por isso é preciso fazer o melhor uso possível da tecnologia. É imprescindível ter uma estrutura de comunicação estabelecida quando da implementação de um modelo de trabalho remoto.

A comunicação deve ser considerada com rigor em cada etapa e detalhe do trabalho. Importante saber que não se trata somente de comunicação verbal mas também de dados e material entre outras coisas. Empregar com sucesso um bom sistema de comunicação escrita e/ou falada pode criar a falsa impressão de que a maior parte do processo de implementação de uma estrutura para o trabalho remoto está concluída.

Tão importante quanto isso é estabelecer um sistema que permita uma gestão suave de projetos e tempo. É importante ter isso também definido antecipadamente para evitar a necessidade de se ver trabalhando com estimativas imprecisas e formas de comunicação improvisadas que podem acarretar resultados aquém do desejado.

Para lidar com o supracitado, empregue programas colaborativos de gerenciamento de projetos e de registro da utilização do tempo com suporte para equipes. Considere que os mesmos podem ser utilizados pela parte da equipe localizada em uma sede, caso haja, sem nenhum prejuízo.

Recomendação importantíssima: escolha aqueles que operam em nuvem e que tenham versões para dispositivos móveis para que possam ser utilizados em qualquer lugar. Mais que isso, não tenha reservas em utilizar a nuvem para compartilhar e hospedar material e dados de todos os tipos. Isso vai trazer uma série de benefícios no que diz respeito à prontidão com que arquivos, dados para relatórios e informação em geral vão estar disponíveis.

A utilização da nuvem pode também significar uma economia considerável no que tange a gastos operacionais de TI e manutenção de servidores. Garante também que toda a equipe tenha o mesmo acesso a dados e material relevantes independente de localização ou fusos horários. O resultado disso é uma equipe mais próxima apesar da distância física.

O teletrabalho pode ser uma excelente opção e uma maneira simples e nada dispendiosa de transformar uma situação de improviso em um sistema ágil e produtivo. Havendo uma transição planejada e que ofereça aos colaboradores as ferramentas necessárias, pode abrir uma série de novas possibilidades para a equipe e para a empresa.

Uma boa dica de software colaborativo para equipes remotas/teletrabalho né o primaERP – www.primaerp.com – software em nuvem para registro da utilização do tempo (time tracking) de acordo com clientes, projetos, tarefas e atividades. Pode ser operado pelo computador ou via aplicativo iOS e Android.

Por Sidarta de Lucca, Diretor Regional da primaERP

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