Time Tracking - A urgência em disseminar o conceito

Time Tracking – A urgência em disseminar o conceito

Largamente difundido pelo mundo e até obrigatório por lei em alguns países, o conceito de time tracking sequer tem uma expressão universal que o defina na língua portuguesa.

As diversas formas de fazer referência a ele são imprecisas e, não raro, observadas como um detalhe de outro elemento ou ferramenta de gestão. Muitas vezes é visto como um aspecto do controle de ponto de funcionários ou um elemento de gestão de projetos, por exemplo.

Os nomes variam. Algumas vezes se utiliza time tracking. Outras, controle de tempo, controle da utilização do tempo, rastreamento de tempo ou acompanhamento de tempo. O resultado é que um conceito simples acaba por precisar ser discutido e reinventado a cada vez que apresentado a um colega, equipe ou cliente. Na verdade, é muito possível que frequentemente todos saibam de que se trata, apenas não o tenham nomeado ou, devido à falta de um conceito universal, lidaram com ele várias vezes mas o perceberam como algo diferente a cada vez.

Certa feita encontrei no centro do Rio de Janeiro, na esquina da Rua Almirante Barroso com a Avenida Rio Branco, um colega de trabalho de São Paulo que havia muito não via. Ele tinha fome e me pediu um lugar onde houvesse um bom lanche. Dirigimo-nos a uma casa tradicional localizada nas cercanias do Largo da Carioca.

Como conhecia o estabelecimento, me ofereci para fazer a escolha em seu nome. Fiz e logo recebemos o esperado, um lanche rico com frutas, sucos, biscoitos, um bolo, frios e um e um dois diminutos croissants. Ele pareceu feliz mas, ao final, comeu apenas os frios e os croissants e insistiu que queria muito um lanche maior. Achei estranho pois aquele que havia ali me parecia grande o bastante e ele sequer havia terminado de comer. Um pouco incomodado por haver frustrado meu colega, segui em direção às Barcas onde pensava que encontraria algo mais consistente. Coloquei a culpa da insatisfação na delicadeza da comida que eu havia escolhido. No caminho passamos por uma lanchonete, dessas decoradas com frutas como se fosse uma quitanda, para a qual ele aponta com uma expressão de profunda satisfação. Uma vez no estabelecimento, ele consulta o balconista sobre qual lanche ele recomenda. O simpático senhor do outro lado, numa comunicatividade quase excessiva, se põe a descrever os menus (“combos”, como dizia o cartaz). Meu colega, ao final, diz:

– Mas eu já comi há pouco. Queria mesmo só o lanche.

– Então… Tem esses aqui – retrucou o balconista, apontando para os “combos” na parede, agora com sua habilidade comunicativa truncada face à confusão. Afinal, havia acabado de dar uma descrição, até um tanto desnecessariamente detalhada, dos lanches oferecidos pela casa.

Eu e o balconista nos entreolhamos por um instante e demos de ombros. Após alguns instantes, meu colega quebra o silêncio:

– Eu queria um lan… sanduíche, só o sanduíche. Não vende separado?

Finalmente entendi onde estava o problema. Meu colega sabia o que era um sanduíche. No entanto, pediu por um lanche, que eu entendia como outra coisa. Eu, particularmente, preferia um sanduíche mas tratei de oferecer a meu colega aquilo que achava o melhor de acordo com seu pedido. Eu havia oferecido uma opção que continha os elementos que ele precisaria para montar seu sanduíche. O balconista lhe ofereceu um sanduíche atrelado a uma série de elementos que ele não desejava, pelos quais teria que pagar e encontrar uma maneira de dispor.

Sorte ele não haver pedido uma bolacha.

A confusão descrita acima, transferida ao ambiente profissional e corporativo, pode ser de solução muito mais complexa e lenta. A necessidade do time tracking existe. A falta de algo que o defina, um termo universal que facilite a comunicação, muitas vezes faz com que empresas, freelancers, profissionais liberais e até estudantes sintam que precisam inventar uma solução e fazer com que seus colegas compreendam a que se referem. O resultado é uma busca desnecessariamente longa e com vários equívocos no caminho.

Há pouco me comuniquei com uma pessoa, profissional da área de direito, que precisava de uma solução tecnológica para seu setor. Não sabendo bem o que procurava, sem saber sequer por qual palavra chave buscar no Google, elaborou um texto a ser enviado para desenvolvedores de software. Nele descrevia sua necessidade. Chegar àquele texto lhe custou reuniões com equipe e gerentes. Cada um apresentou suas necessidades que foram anotadas, resumidas, reescritas e, finalmente, colocada naquele texto. A solicitação contava com dois parágrafos e uma lista de 10 a 15 itens necessários. O que precisavam era exatamente de um software de time tracking. Houvesse uma forma de se referir a isso que pudesse ser prontamente compreendida por seus colegas, a questão poderia haver sido solucionada em alguns minutos dentro do escritório e a Internet certamente lhe ofereceria boas opções de imediato.

A utilização do time tracking só tem a ganhar se perspectivas plurais forem aplicadas a ele. No entanto, é preciso comunicar, saber de que se trata e, com isso, ganhar tempo, produtividade e promover uma comunicação clara nos ambientes de trabalho. A verdade é que utilizamos o time tracking a todo momento mesmo que não saibamos ao certo de que se trata. O que ocorre é que a falta de intimidade com o conceito muitas vezes nos faz perder a oportunidade de explorar todo o seu potencial e as vantagens que tem a oferecer. Faz com que as empresas não o utilizem em sua plenitude, que apareça diluído como parte de algo ou acabam por aplicar soluções que não atendem exatamente à necessidade.

Mais do que um nome universal, é preciso entender e difundir o conceito de time tracking. Dessa forma, pouco vai importar a maneira como se faz referência a ele. Time Tracking é tão somente o registro da utilização do tempo. Uma prática que permite identificar e otimizar aquilo que se faz. Que facilita enormemente qualquer tipo de apresentação de dados, prestação de contas ou criação de faturas. Permite alocar melhor os recursos, dar a cada colaborador a função que desempenha melhor. Bem aplicado, com uma compreensão clara de seu conceito, que é bastante simples, não custa tempo à empresa ou energia aos funcionários. Freelancers ou autônomos tem a ganhar pelos mesmos motivos.

O time tracking pode ser realizado até mesmo mentalmente ou por meio dos tradicionais papel e caneta. No entanto qualquer operação minimamente mais complexa vai pedir uma solução mais ágil. Há várias boas e acessíveis opções de software de time tracking no mercado. Algumas inclusive em português. Você muito provavelmente já utiliza o time tracking ou sente a necessidade de fazê-lo mas sequer sabe por onde começar a procura por uma solução. A difusão e um entendimento coletivo do conceito urgem no mundo profissional brasileiro.

Dica de software para time tracking: primaERPwww.primaerp.com – software em nuvem para registro da utilização do tempo de acordo com clientes, projetos, tarefas e atividades. Pode ser operado pelo computador ou via aplicativo iOS e Android.

Por Sidarta de Lucca, Diretor Regional – primaERP

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2 COMENTÁRIOS

  1. Juliana, time tracking diz respeito a registrar o tempo dedicado a cada atividade desempenhada. Os dados levantados com isso servem para reorganizar tarefas, preços e criar relat´prios, etc. mais rapidamente e com mais precisão.

    Acho que o texto sugere que muitas pessoas fazem isso sem um sistema ou sem nenhum tipo de padronização, o que consome tempo e custa um esforço maior na comunicação. Eu particularmente acho uma ferramenta muito útil nãp só nessa questão administrativa mas também como ferramenta de gestão de tempo. Um app para isso é bom pois o registro vai acontecendo enquanto você cuida das outras coisas.

    Enfim, espero ter ajudado. Sou entusiasta da gestão de tempo e acho o time tracking um elemento importante. Abraço!

  2. Não ficou muito claro no texto o que é time tracking, só disse que usamos o tempo todo ou que pelo menos deveríamos usar. Mas não deixa claro o que é, nem como devo usar. Para alguém que, como eu, nunca antes ouviu o termo antes, este texto é inútil.

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